Die Anforderungen im Sekretariat sind mit den Jahren stetig gestiegen. Heutzutage nehmen Sekretärinnen Aufgaben des mittleren Managements wahr, treffen wichtige Vorentscheidungen für ihren Chef und bilden eine professionelle Schaltstelle zwischen ihm und den Mitarbeitern. Gefragt sind daher Allroundtalente, die auf vorausschauende Weise zuarbeiten und eigenverantwortlich agieren. Damit einhergeht eine systematische Chefentlastung, denn je optimaler die Führungskraft im Alltagsgeschäft unterstützt wird, desto mehr kann sie sich auf die wesentlichen Aufgaben und die Steuerung von Unternehmensprozessen konzentrieren.

Ein anspruchsvolles Sekretariat zu zweit zu betreuen, ist für alle Beteiligten eine große Herausforderung. Wie beim Doppel im Tennis, liegt der Schlüssel zum Erfolg grundsätzlich im Vertrauen zum Partner, denn nur als Einheit kann solch ein Zweiergespann reibungslos funktionieren. Daher erfordert diese Aufgabe auch eine ausgeprägte Teamorientierung, konkrete Absprachen sowie einen regelmäßigen Austausch untereinander. Darüber hinaus bedarf es einer systematischen Büroorganisation und standardisierter Abläufe, damit die Führungskraft optimal entlastet werden kann.

Als Sekretärin für zwei oder mehrere Chefs sind Sie in einer besonders herausfordernden Position. Durch die unterschiedlichen Persönlichkeiten, Arbeitsstile und Aufgaben passiert es ganz schnell, dass man zwischen die Stühle gerät und sich permanent unter Druck fühlt. Daher bedarf es bei solch einer Konstellation neben guter organisatorischer Fähigkeiten auch eines hohen Maßes an Fingerspitzengefühl und Einfühlungsvermögen, um den Büroalltag reibungslos zu gestalten. Wenn das gelingt, befindet man sich nicht mehr zwischen den Stühlen, sondern auf allen Stühlen, wo es sicherlich nie langweilig wird.

Arbeitsstrukturen befinden sich im Wandel und auch der Assistenzbereich wird davon nicht verschont. Die klassische 1-zu-1-Konstellation ist in vielen Sekretariaten passé, stattdessen ist oftmals Zuarbeit im Rahmen von Projekten angesagt oder es müssen Aufgaben unterschiedlichster Sachgebiete für diverse Anspruchsgruppen erledigt werden. Um dann nicht hinter den Erwartungen zurückzubleiben, braucht die Teamassistenz ein effizientes Zeitmanagement, Gelassenheit in heiklen Situationen sowie ausgeprägte soziale Fähigkeiten. Nur dann gelingt das Kunststück, alle Beteiligten zufriedenzustellen, ohne dabei unter die Räder zu kommen.

Die Organisation von Veranstaltungen ist heutzutage eine Zusatztätigkeit für viele Assistentinnen, die neben dem eigentlichen Tagesgeschäft mit abgedeckt wird. Doch diese zahlreichen Anlässe wie Firmenveranstaltungen, Messeauftritte, Tagungen und Mitarbeiterfeste etc. „mal eben nebenbei“ zu organisieren, ist nicht nur spannend und abwechslungsreich, sondern birgt auch ein gewisses Risiko. Eine misslungene Veranstaltung kann zu einem erheblichen Imageverlust führen, der nur schwer wieder wettzumachen ist.

Das Verfassen von Protokollen empfinden die meisten von uns eher als lästige Aufgabe, die gerne an andere abgetreten wird. Allzu oft wird dabei allerdings übersehen, dass der Erfolg einer Sitzung nicht zuletzt von der Qualität der Mitschrift abhängt. Gelingt es, bedeutende Gespräche und Vorgänge richtig in Protokollform zu verpacken, kann dadurch viel Zeit und Energie gespart werden. Doch was ist wichtig und was zu kürzen? Was muss vielleicht sogar wörtlich wiedergegeben werden oder kann gänzlich entfallen? Und wie ist es möglich, das Gesprochene in eine unmissverständliche, aber gleichzeitig angemessene Schriftsprache zu bringen, so dass auch nicht Anwesende oder Laien mit dem Text etwas anfangen können?

Geschäftsbriefe und E-Mails sind ein unverzichtbarer Bestandteil des Büroalltags und nehmen oftmals viel Zeit in Anspruch. Häufig wird sogar wesentlich mehr Zeit investiert als ursprünglich erwartet, da die passende Formulierung fehlt oder die korrekte Schreibweise einzelner Wörter erst nachgeschlagen werden muss. Doch sind diese Schriftstücke dann auch wirklich modern, floskelfrei und kundenorientiert? Und gelingt es, das Unternehmen durch die Korrespondenz in angemessener Weise nach außen zu repräsentieren?

Ohne die richtigen Arbeitsabläufe bleibt jedes Büro hinter seinen Möglichkeiten zurück, denn die Suche nach verlegten Unterlagen oder unstrukturierte Informationen erzeugen Reibungsverluste und mindern zudem die Arbeitsqualität. Dabei ist eine funktionierende Büroorganisation nicht nur die Basis für den Erfolg eines Unternehmens, sondern spart vor allem eine der knappsten Ressourcen überhaupt – Zeit. Doch die vielfältigen Anforderungen, komplexe Aufgaben sowie die den Office-Alltag bestimmende Informationsfülle machen es uns oftmals nicht leicht, aus einem Chaos ein organisiertes System zu entwickeln.

Gutes Benehmen ist heutzutage gefragter denn je und aus dem beruflichen Alltag nicht mehr wegzudenken. In einer Zeit, in der Anbahnung und Pflege von Geschäftskontakten überall großen Stellenwert haben, sind Stil und Etikette wie das Öl im Getriebe. Jedes Unternehmen bietet schließlich mit seinen Produkten und Dienstleistungen auch sein Image an, wozu ebenfalls das sichere und korrekte Auftreten der Mitarbeiter im Kundenkontakt zählt. Als quasi lebende Visitenkarte gilt es daher, mit guten Umgangsformen und einem sympathischen Auftritt Geschäftsbeziehungen wirkungsvoll zu unterstützen und einen bleibenden Eindruck bei Kunden und Partnern zu hinterlassen.

Die Anforderungen im Büroalltag steigen stetig an und werden immer komplexer. Nicht selten stehen wir vor der Herausforderung, wie wir die verschiedensten Aufgaben möglichst gleichzeitig erledigen, um allen Anspruchsparteien gerecht werden zu können. Hinzu kommt, dass sich die Office-Welt nahezu mit Lichtgeschwindigkeit weiterentwickelt und unser Arbeitsleben durch neue Medien, komplizierte Technik sowie ständige Erreichbarkeit geprägt ist. Doch dieser rasante Fortschritt und das permanent wachsende Arbeitsvolumen haben ihren Preis. Zeitmangel und Stressbelastungen sind oftmals die Folge, wenn nicht mit Hilfe einer wirksamen Selbstorganisation gezielt gegengesteuert wird.

Im Gegensatz zu vielen anderen Berufen gibt es für die Sekretärin kein einheitliches Berufsbild. Das liegt vor allem daran, dass man über unterschiedlichste Wege in eine Sekretariatsposition kommen kann, die dann mit mehr oder weniger Know-how ausgefüllt wird. Zum einen gibt es klassische kaufmännische Ausbildungen wie beispielsweise „Bürokaufmann/frau der Bürokommunikation“ oder die rein schulischen ohne Praxisbezug mit einem Fokus auf Fremdsprachen. Zum anderen rutschen auch viele Quereinsteiger nach Abschluss ihres Studiums oder einer völlig artfremden Ausbildung in diesen Bereich hinein und müssen in kürzester Zeit den Anforderungen gerecht werden.

Kontinuierliche Veränderungsprozesse bestimmen die heutige Wirtschaft und stellen Führungskräfte immer wieder vor neue Herausforderungen. Diese Entwicklung sorgt zwangsläufig auch für erhöhten Qualifizierungsbedarf in den Sekretariaten, denn das Aufgabenfeld ist vielfältiger geworden und entspricht schon längst nicht mehr den klassischen Vorstellungen. Doch um als Assistentin im Management bestehen zu können, reichen fundierte Fachkenntnisse und Methodenkompetenz bei weitem nicht aus. Gefragt sind außerdem umfassende soziale Fähigkeiten, damit Vorgesetzte und andere Mitarbeiter im Alltagsgeschäft entsprechend entlastet werden können.